建立网络信息资源管理系统的可行性问题分析

发布日期:2012-03-20 点击次数:120  字体显示:【大】  【中】  【小】

 

 

【摘要】当前,正是知识经济的信息社会,信息资源已成为继物资、能源之后,最重要的资源。对于规划设计单位而言,信息资源的数字化管理是信息化建设和规划设计和谐的基础。本文以城市规划设计单位为例,分析其目前信息资源管理存在的问题,从系统定位、系统架构、数据标准、制度建设等方面,对建立网络信息资源管理系统提出了可行性建议,旨在最大限度的实现信息资源的共享和交流,满足规划设计的需求。

【关键词】网络;信息资源;信息管理;信息化建设;规划设计

AbstractCurrently, based on the knowledge economy, information resources in our information society become the most important ones, along with goods and materials, as well as energy power sources. For planning design units, the digital management of information resources is the concordant foundation of information construction and planning. In this paper, in order to furthest realize the sharing and communication for information resources, and finally satisfy the demand of planning design, taking urban planning design units for example, the author analyzed the current problems in the management of information resources ,then put forward feasible proposals to establish the network of information resources management system from the aspects of system locationsystem architecturedata standards and system construction, etc.

Key wordsNetworks; Information resources; Information management; Information technology; Planning design

 

引言

信息管理的过程已经经历了传统管理时期、技术管理时期、信息资源管理时期,现在正逐渐向网络信息资源管理阶段演进。这种演进和发展对信息管理工作模式和服务模式产生了新的需求,而网络信息资源管理正是这种新需求下的产物。网络信息资源作为一种新的信息资源形式,它能为我们提供更为广阔的信息检索和共享空间。为了对信息资源进行科学、规范、安全、有效的管理,本文拟对建立信息资源管理系统的可行性问题进行分析和探讨。

1信息管理现状分析

1.1档案成果中存在的问题

档案信息是信息资源的一种,是信息体系的重要组成部分,以其特有的原始性而作为唯一的原生信息资源,是其它信息无法替代的。但随着时间的推移,电子成果及资料数量越来越多,历史问题逐渐显现出来,由于早期档案制度管理不够完善,容易造成少数归档的电子文件与最终审核通过的图纸不对应等问题。

1.2图书资料的局限性

图书资料借阅管理还停留在手动登记阶段,对于归还时间未作限制,造成图书资料利用率较低,甚至造成部分图书丢失的现象;图书资料分散匮乏、结构单一,缺乏统一的组织控制,共享程度较低。

1.3信息共享面临的困难

各个项目方案阶段,收集到的大量基础信息资料散落在每个项目组手上,信息技术部门无法统一管理,造成再次利用难度较大。

1.4系统重复建设,数据之间难以共享

单位内部建立了多个应用系统,各个系统由不同的公司在不同的时期开发,各系统之间都相对独立,造成重复开发工作量大,管理维护工作量大,经费重复投入。此外,由于当前各应用系统使用的数据库不同,系统的体系结构不同,导致系统之间条块分割,产生了若干个“信息孤岛”,应用系统数据之间难以实现共享。

2信息资料管理系统的组织分析

2.1建立原则

信息资源的合理组织和表达是管理系统实现信息获取、检索的重要前提,是系统实用性、友好性的核心要素。在建立过程中必须遵守客观性、科学性、系统性、标准型、实用性、安全性、发展性和效益性等原则。

2.2建设目标

建立网络信息资料管理系统是对信息进行搜集、整理、存放,便于最大限度的实现局域网内部人员快速提取并利用的活动,是对信息资源进行开发规划、控制集成、利用的一种战略管理。其目的是解决繁杂信息的无序性,并最大限度的实现信息资源和知识资源的共享和交流。

针对信息管理中存在的问题,目前建立网络信息资料管理系统应实现如下目标:(1)建立局域网内部的信息资料门户系统,为单位内部人员提供各种信息资料收集、存储、查询和利用的平台;(2)建立规划参考资料库和规划成果资料库,为日常规划编制和研究工作提供适用的规划资料;(3)建立规划资料目录树查询、关键字查询和全文搜索,为用户提供便捷的在线浏览查询;(4)通过权限管理实现规划资料的安全管理和共享;(5)制定信息资料管理规范,保证资料更新、入库及信息发布的及时性。

2.3系统组织理念及功能

信息技术部作为重要的信息基地,拥有丰富的项目档案信息和各种规划信息资料、图纸,但如果不经过合理有效地组织,再多的信息也难以为用户服务。合理的组织信息资源,要求我们从信息交流的角度来组织信息,利用网状结构进行资源组织,坚持做好用户需求调研,并积极引导用户主动参与组织建设活动,建立以用户为中心的信息组织框架。通过对信息资源进行整理、存储、传输、检索、开发等加工处理,实现资源序化、优化,形成融系统性、科学性、知识性于一体的资源体系,实现在线快速查询浏览。

2.4组织流程

网络信息资源的组织是在档案收集基础上进行的信息整理和有序化工作,集信息描述、信息分析和信息存储于一体。组织流程包括:筛选、分类、著录、分析、存储和利用(1),其中分类排序是整个组织过程的核心内容。


2.5组织方法

网络信息资源管理系统的组织方法是根据信息本身的特点,按照一定的划分标准,将大量无序、分散的信息资源,通过加工、整理、排列、组织所选择的各种工具、方式和方法的总称。组织对象有多少种属性,就能形成多少种有序方法。本文将网络信息资源组织方法归类为信息基本分类方法、信息存储揭示方法和信息综合表现方法,三者共同构建集多元性、集成性、交叉性于一体的组织方法体系(图2)。


信息资源组织方法体系框架

2.6数据库框架结构

网络信息资源管理系统的数据库主要包括5个逻辑子库:规划参考资料子库、规划成果资料子库、公文资料子库、影像资料子库、获奖资料子库、软件下载子库。其中,规划参考资料子库以专题为单位进行组织,规划成果资料子库以项目为单位进行组织(图3)。


3建立数据入库标准化体系

建立数据入库标准化体系是实现数据共享和系统兼容的要求,直接影响到信息系统的性能和运行效率。完善的数据采集、监理、入库、更新、发布、维护和共享机制,能保证系统数据的完整性、一致性和规范性。

3.1数据转换格式规定

鉴于信息资源管理系统采用在线浏览的方式进行资料查阅,为兼顾网络传输速度及在线浏览文件的质量,必须对不同格式文件转成PDF文件制定相关转换标准。

a、原始DWG文件:一律采用A4幅面、分辨率300dpi的格式标准转换成PDF格式。

b、原始JPG文件:宽度尺寸一律改为1200*,分辨率100 dpi,进行PDF文件转换。

c、原始DOC文件转换后的数据量与转换后的PDF格式文件数据总量相差不大,可以直接转换,幅面控制为A4为宜,分辨率100dpi

d、原始PDF文件宽度尺寸一律改为1200*,分辨率100dpi;数据量较大的PDF文件应将里面较大的图片全部导出为JPG格式,按以上分辨率进行修改后,再合并成PDF文件。

e、原始PPT文件转换后的数据量与转换后的PDF格式文件数据总量相差不大,可以直接转换,幅面控制为A4为宜,分辨率100dpi

3.2转换后的PDF格式文件命名规则

aPDF格式文本文件,采用档案号和项目名称相结合的方式命名。如Zy·2010·Z·9广州军区首长服务处茶港片文本.pdf

bPDF格式图纸及图册文件,采用档案号和项目名称相结合的方式命名。如Zy·2010·Z·9广州军区首长服务处茶港片图册.pdf。转换图册时,需在PDF文件首页添加目录,目录中文件名与每张图纸文件名相对应,编号与相应图纸页面编号相对应。

cPDF格式演示文件,采用档案号和项目名称相结合的方式命名。如Zy·2010·Z·9广州军区首长服务处茶港片演示.pdf

3.3人工干预信息标引过程

利用搜索引擎来组织信息资源,对用户来说其最大缺陷是查准率很低。许多搜索引擎并没有覆盖所有网络信息资源,许多存储在各类数据库中的信息,搜索引擎无权访问。这些都极大地影响搜索引擎的查全率。对此,我们提出人工干预信息标引过程的方法,提高搜索引擎的准确率。

考虑到JPGDWG类型文件以图片形式转成PDF后无法按文字进行全文搜索,故将在每份含有JPGDWG转换后的PDF文件第一页,以人工干预方式按图纸内容添加相关文字做成目录,便于全文搜索。

4信息资料管理的制度建设

网络信息资料管理系统建立后需不断充实完善数据库,为保证基础数据的动态更新、健康发展,保证一线生产人员更方便的利用资料,就必须从政策、体制上建立健全的管理制度,使规划信息化工作可持续发展。

4.1加强数据收集、处理及维护制度

信息资料管理系统核心工作就是数据采集、加工和维护工作。要从经费、人员、制度多方面落实,来保证基础数据的现势性。

a、建库过程中,大量历史数据需分类规整,建议可以通过请实习生的方式分阶段处理历史成果,通过批量处理、批量导入工具将历史数据分类入库。

b、将规划成果管理纳入规划项目合同管理流程,实现规划信息建库和更新日常化。

c、所有在生产项目过程中收集到的具有参考价值的资料必须移交信息技术部统一处理、入库管理。

d、保证各类成果及参考资料都设专人专岗、及时入库。

4.2信息收集标准化

信息化是一项跨部门、跨行业的应用,但目前有关法律制度和信息化技术标准规范的制定泄后于信息化发展的需要。各自为政、互不相通,已造成大量资料的浪费。作为规划设计单位应尽量采用国际标准,同时根据单位自身的特点编制《规划成果归档规范》、《规划成果电子数据格式规范》等相关的专业标准,通过对数据组织、表达方式和电子数据格式等进行统一的规范,来保障各种资料能快速、准确地入库。

4.3建立信息管理系统的评估机制

通过评估,一方面检验信息化建设投入所产生的回报是否达到预期效果,是否提高工作效率,是否产生经济效益;另一方面加强信息技术部与生产部门的沟通,促进系统的优化完善。

结语

在规划行业里,网络信息资源管理系统可以在各规划设计单位推广应用,依据组织理念构建基础框架,充分挖掘档案资料的价值,为生产项目提供更为快速、可靠的辅助决策参考;实现从“信息管理”向“知识管理”的转变,为城市规划编制研究提供相关理论信息;进一步提高系统的集成化程度,实现计算机网络技术、数据库技术等技术的融合,并在此基础上进一步加强制度建设,形成规划信息化体系,大幅度提高信息共享水平、为规划编制项目决策提供强有力的支撑。

【参考文献】

1、(美)芭芭拉·C·麦克纳林、(美)拉尔夫·H·斯普拉格,信息系统管理实践,西安交通大学出版社, 2009.5

2、乔泽源、戚少兵,规划设计院成果资料管理面临的问题及信息化解决思路探讨,规划师,2009,(10):14-18

3、曾娜,网络档案信息资源组织研究,档案学通讯,2010(1):45-49

作者简介:

陶 莎,女,1983年出生,祖籍武汉,助理工程师,武汉市土地利用和城市空间规划研究中心